年底会议扎堆，如何开一场高效会议？

岁末年初，正是总结当下，展望未来的时节，各种总结会，报告会，年会轮番上场，面对文山会海和扎推的会议，如何才能开一场高效的会议？做一个游刃有余的职场人？

 

 

低效会议=企业成本的极大浪费

 

会议，是一种上传下达、内外交互的管理手段。对集思广益、拆分任务、做出决策有其重要意义。脱离会议，会让公司运转陷入僵局，但硬币的另一面则是，低效会议大肆泛滥，已经成为公司管理的一大“隐疾”。

 

低效会议不仅没有达到既定的目标，还会造成“会而不议，议而不决，决而不行，行而无果”的局面，并且困在会议室的这段时间，生产力几乎为零，无形中增加了时间成本、机会成本、沟通成本，是对企业成本极大的浪费。

 

杜绝低效会议，我们需从以下几方面着手。

 

 

1、明确会议议题，提前预约会议

 

90%的无效会议，都是因为议题不明。会前，组织者需将会议的议题提前告知参会者，给予参会者充分的时间思考与准备。会中所有话题的开展应围绕此议题，最终要解决哪些问题，达成什么样的目标。

 

拿好信云会议来说，组会者可在会前打开APP进行会议预约，设置预约时间、参会成员、会议议题等信息，一键发送至参会人。

 

如会议过程中需文件共享，可在预约会议选项中添加会议所需文件，提前上传，节省查找时间。

 

 

2、参会人的筛选

 

除会议发起部门及相关人员之外，和此会议有直接关系或后续对接的人员参与，其他如“间接负责人或通过部门经理即可将工作分配下去的、不需要发言和记录，未准备充分的人等”其实未必都需要参加。

 

 

3、会中管控

 

组会者精准的会中管控会大幅避免低效会议的发生。好信云会议在研发之初便开发了多项会中管控功能，无论是office文档、PDF还是音视频文件，均可同步展示给所有与会者观看，通过白板、在线批注等形式实现多方同步标记、异地共享，无形中为企业节省了大量会议材料准备时间。

 

针对无序发言的情况，主持人可在会中进行全面管控，如全体静音、指定举手人发言，主持人权限转移、加人移除等多项功能，保障会议井然有序的进行。

 

 

4、会议复盘

 

让每场会议都有结果，是高效会议的宗旨，会后复盘能够帮助参会者重新梳理整个流程，分发并执行指令。

 

组会者可通过好信云会议“会议历史”来实现会议后期追踪。不仅能查看会议纪要，通过云盘也能找到会中产生的所有文档，包括共享文档、白板批注，让每场会议，有据可循，让每一场会议，都有结果。

 

 

会议全周期管理引入，杜绝低效会议

 

好信云会议引入了“会议全周期管理”理念，在功能上提供了会议资源管理、会前准备工作管理、会中控制管理、会议决议追踪管理、会议统计分析等管理体系，真正实现了会议全周期管理，从根源上杜绝低效会议的发生。